¿Cómo puedo dejar de depender de personas clave en tu organización logística?

Navidad, rebajas, peak season. Los camiones van llenos, no hay un hueco libre en el almacén y el WhatsApp de tráfico echa humo.
Justo en estas semanas se ve muy claro qué empresas tienen procesos… y cuáles dependen de personas concretas para que todo funcione.

La pregunta incómoda es sencilla:

Si mañana falta tu jefe de tráfico, ¿tienes una operación… o tienes un problema?

Este artículo va para tres perfiles clave en la logística de última milla: Carlos (Jefe de Tráfico), Marta (Directora de Operaciones) y Jorge (Controller Financiero). Los tres sufren el mismo problema desde ángulos distintos: la falta de estandarización de procesos.

El error clásico: confiar en la memoria en vez de en el proceso

En muchas operaciones, el “sistema” real no es el ERP, ni el TMS, ni el Excel.
El sistema se llama Carlos.

Carlos se sabe de memoria:

• Qué conductor se conoce mejor cada zona.
• Qué cliente no quiere entregas por la tarde.
• Qué vehículo no cabe en qué calle.
• A qué cliente “solo le gusta que vaya Juan”.

Eso tiene una ventaja: hoy funciona.
Pero tiene varios problemas:

1. No escala: si quieres crecer, no puedes clonar a Carlos.
2. No es resiliente: si Carlos se va, enferma o se quema, la operación se tambalea.
3. No es medible: lo que está en su cabeza no genera datos… y sin datos, ni Marta ni Jorge pueden hacer su trabajo bien.

La estandarización de procesos no va de quitarle importancia a la experiencia de Carlos, sino de convertir su experiencia en reglas claras, visibles para todos y replicables.

Para Carlos, el jefe de tráfico: de apagar fuegos a dirigir la orquesta

Carlos, El Bombero.
Más de 20 años en el almacén, móvil en la mano todo el día. Su realidad:
un camión averiado, un cliente que llama enfadado, un conductor que no aparece… y todo resuelto con llamadas y audios de WhatsApp.

Su miedo es lógico:

“Si metemos un sistema automático, va a hacer cosas absurdas y las pagaré yo.”

Por eso, con Carlos el mensaje tiene que ser muy claro:

“Routal digitaliza tu experiencia, no te reemplaza. Te damos el control para que dejes de apagar fuegos y empieces a gestionar.”

¿Qué significa eso en la práctica?

• Tus reglas tribales se convierten en reglas del sistema:
  • “Este cliente, solo con este conductor.”
  • “Este vehículo, nunca por esta zona.”
  • “No programar entregas a esta hora.”
• La herramienta automatiza lo tedioso (calcular rutas, asignar paradas, ajustar horarios), pero tú decides el marco.
• Dejas de pasarte el día revisando rutas manualmente y empiezas a controlar excepciones, incidencias y mejoras.

La estandarización para Carlos no es burocracia, es descansar la cabeza y recuperar el control de verdad.

Para Marta, la directora de operaciones: que la operación no dependa de héroes

Marta, La estratega
Responsable de que todo funcione… pero:

• Sabe que la operación depende en exceso de la memoria de Carlos.
• Intuye que hay fugas de dinero en devoluciones, mermas, tiempos muertos.
• No tiene datos fiables para responder a preguntas clave:
  • ¿Debemos comprar más camiones o subcontratar?
  • ¿Este cliente grande es realmente rentable?
  • ¿Dónde se nos va el dinero en la última milla?

Su necesidad es clara: Estandarización y Escalabilidad.

“Routal elimina la dependencia de personas clave y te da la visibilidad financiera y operativa para escalar el negocio sin caos.”

¿Cómo ayuda la estandarización a Marta?

• Cada entrega sigue un flujo homogéneo: planificar → ejecutar → registrar → analizar.
• Los criterios de planificación ya no cambian según quién esté en tráfico; se convierten en política de compañía.
• Puede comparar rutas, clientes, zonas y periodos con métricas objetivas: coste por entrega, nivel de servicio, incidencias, tiempos de espera, etc.
• Cuando llega la peak season, puede simular escenarios:
  “¿Qué pasa si añado X vehículos?”, “¿Y si reparto esta zona entre dos delegaciones?”

La resiliencia, para Marta, es poder decir:

“Si mañana Carlos se va, la operación sigue. Lo que se va es conocimiento no documentado, y eso ya lo he convertido en proceso.”

Para Jorge, el Controller financiero: sin proceso, no hay números que cuadren

Jorge, el maestro del excel.
Vive en el mundo de los márgenes, el flujo de caja y las auditorías. Lo que más detesta:

• Notas de crédito por “entregas incompletas”.
• Disputas con clientes porque nadie sabe qué pasó realmente en una entrega.
• La conciliación interminable entre facturas y entregas reales.
• El efectivo gestionado por choferes sin trazabilidad perfecta.

Su problema es simple:

Si el proceso de entrega no está estandarizado y trazado, los números no cierran.

Ahí la propuesta tiene que ser muy tangible:

“Trazabilidad financiera total desde la ruta hasta el ERP. Cierra el ciclo de cobro y reduce los días de cartera (DSO).”

Con una operación estandarizada y soportada por Routal:

• Cada parada genera un registro estructurado: quién, cuándo, dónde, cómo y resultado (entregado, fallido, parcial, etc.).
• Las evidencias (firma, foto, motivo de incidencia) se asocian a la entrega, no a un mensaje perdido en WhatsApp.
• Los cobros en ruta quedan trazados y conciliados: cuánto cobró cada conductor, en qué entrega y a qué factura corresponde.
• Las discusiones con clientes se reducen porque hay histórico detallado y objetivo.

Para Jorge, estandarizar no es un tema operativo: es un tema de margen y de riesgo financiero.

El coste real de no estar preparado (spoiler: no es sólo dinero)

Cuando la empresa no se ha tomado en serio la estandarización, los problemas aparecen justo cuando menos conviene: picos de demanda, nuevos clientes grandes, cambios regulatorios…

Los costes típicos de no estar preparado:

• Costes directos
  • Más devoluciones y segundas entregas.
  • Horas extras para “arreglar” lo que debió funcionar a la primera.
  • Flota sobredimensionada para compensar ineficiencias.
• Costes ocultos
  • Dependencia absoluta de 2-3 personas clave.
  • Decisiones estratégicas tomadas a ciegas.
  • Tensión constante entre operaciones, comercial y finanzas.
• Costes de oportunidad
  • No poder asumir nuevos contratos porque “ya estamos al límite”.
  • Rechazar proyectos interesantes por miedo a que la operación se rompa.
  • Deterioro de la experiencia del cliente en los momentos clave (como ahora, en Navidad).

La resiliencia no es aguantar a base de esfuerzo humano, sino ser capaz de adaptarse —rápido y sin dramas— porque el proceso está claro y soportado por tecnología.

Peak season, Navidad y por qué este es el mejor momento para hablar de procesos

La campaña de Navidad y Reyes es el “estrés test” natural de la logística:

• Si todo depende de héroes, el sistema aguanta… hasta que no.
• Si todo depende de procesos, puedes subir volumen sin multiplicar el caos.

Estandarizar hoy no es montar un proyecto faraónico, es empezar por algo muy concreto:

• Definir cómo quieres que se planifiquen las rutas.
• Convertir ese criterio en reglas dentro de Routal.
• Asegurar que cada entrega genera datos útiles para operaciones y finanzas.

Y a partir de ahí, iterar. Mejor proceso, mejor dato, mejor decisión.

Un toque navideño para cerrar 🎄

En Routal hablamos cada día con empresas que quieren pasar de la logística “a pulmón” a una operación basada en procesos.
Pero, siendo sinceros, en estas fechas estamos cerrando nuestros acuerdos más importantes con Sus Majestades los Reyes Magos y, en otras latitudes, con un tal Santa Claus.

Llevan muchos años estandarizando procesos y han visto en Routal la solución ideal para entregar en tiempo y forma a todos los niños del mundo, sin perder ni un regalo… (ni una factura a quien tu ya sabes) 🛷✨

Porque incluso en el Polo Norte, ya saben que la magia está muy bien, pero lo que de verdad da tranquilidad es un buen proceso.

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