Si trabajas en reparto, distribución o servicios en ruta, hay un momento en el que Excel deja de ser “una solución” y se convierte en el cuello de botella. No porque Excel sea malo (de hecho, es brillante para muchas cosas), sino porque la operativa logística crece en complejidad más rápido de lo que crecen las hojas de cálculo.

Y cuando eso pasa, empiezan los síntomas: rutas que no cuadran, conductores esperando instrucciones, llamadas de clientes preguntando “¿a qué hora llegáis?”, datos duplicados, cambios de última hora que rompen el planning, y un equipo entero viviendo en modo “apagar fuegos”.

En este artículo vamos a ver por qué Excel frena el crecimiento, qué señales te lo están diciendo ya, y cómo pasar a un software logístico sin sufrir (y sobre todo, sin perder el control).

Por qué Excel “funciona”… hasta que deja de hacerlo

Excel (y sus primas: Google Sheets, CSVs, plantillas heredadas) suele ser la primera herramienta para organizar entregas. Es barata, flexible y todo el mundo la conoce.

El problema es que la última milla no es un Excel. Es un sistema vivo:

• Pedidos que entran tarde
• Direcciones incompletas
• Ventanas horarias
• Prioridades
• Oncidencias
• Confirmaciones de entrega
• Reintentos
• Clientes que cambian la hora
• Tráfico, clima, y realidad

Mientras el volumen es pequeño, lo aguantas. Cuando creces, Excel no escala con tu operación: solo escala el caos.

7 señales de que Excel ya está frenando tu logística

1) “La ruta perfecta” depende de una persona

Si hay alguien que “sabe cómo hacerlo” y sin esa persona la planificación se resiente, no tienes un proceso: tienes un héroe. Y eso no es escalable.

2) Versiones infinitas: final_v3_ahora_sí.xlsx

¿Quién tiene la última versión? ¿Qué cambió? ¿Por qué el conductor tiene otro listado? Excel no está pensado para control de versiones operativo en tiempo real.

3) Cambios de última hora = rehacerlo todo

Añadir 5 paradas urgentes no debería obligarte a rehacer 12 rutas a mano. Pero con Excel, normalmente pasa.

4) No hay visibilidad en ruta

Cuando tus conductores salen, Excel se queda en la oficina. Y lo que pasa en la calle se traduce en llamadas, WhatsApps y “ya te digo luego”.

5) El cliente te obliga a jugar a adivino

Sin tiempos de llegada (ETAs) fiables, el cliente pregunta. Y si pregunta, tu equipo responde. Y si responde, se distrae. Resultado: más errores.

6) Los datos están “sucios” (y cada semana más)

Direcciones mal escritas, teléfonos que fallan, códigos postales incompletos, notas confusas… Excel no te obliga a estandarizar. Y si no estandarizas, creces sobre datos débiles.

7) Medir KPIs es un infierno

Si para saber puntualidad, km, productividad o incidencias necesitas “cruzar” tres hojas, estás perdiendo lo más valioso: aprendizaje.

El coste oculto de Excel: no es la licencia, es el tiempo (y los errores)

Excel no te cuesta dinero… pero te cuesta:

• Horas de planificación manual (cada día, cada semana)
• Errores por copia/pega
• Paradas mal asignadas
• Clientes insatisfechos
• Km extra
• Conductores frustrados
• Decisiones basadas en “intuición”
• Oportunidades perdidas porque tu equipo está saturado

Y, lo peor: cuando llega el momento de crecer (más zonas, más flota, más pedidos), Excel no acompaña. Te obliga a elegir entre:

• Crecer y perder calidad, o
• Mantener calidad y no crecer

“Pero nosotros ya tenemos un proceso en Excel…” (y por eso duele cambiar)

Totalmente normal. Excel se convierte en “el sistema” con el paso del tiempo: macros, validaciones, pestañas por zonas, colores, fórmulas… y una sensación de control.

El cambio da miedo por dos razones:

1. Miedo a perder ese control
2. Miedo a una migración lenta y traumática

La buena noticia: migrar a un software logístico hoy no tiene nada que ver con aquellos proyectos eternos de hace años.
En Routal hay clientes que han implementado la solución en menos de 24 horas. Si ya trabajas en Excel, necesitarás menos de 5 minutos para ver tus rutas planificadas.

El mayor enemigo del escalado: la calidad del dato

Aquí entra un tema clave (y muy real): antes de optimizar rutas, hay que limpiar datos.

Tu operación es tan buena como la información que le das. Si tus direcciones, teléfonos o ventanas horarias están mal, cualquier planificación se resiente.

Ejemplo clásico: “Número de teléfono en el excel”

Sí, suena a búsqueda rara, pero es uno de los problemas más comunes.

• Teléfonos sin prefijo (¿+34?)
• Números con espacios, guiones o texto (“Llamar antes” dentro del campo)
• Ceros a la izquierda que desaparecen
• Excel interpretando el número como fórmula o notación científica

Resultado: el conductor no puede llamar, el cliente no recibe aviso y la entrega se complica.

Consejo rápido: en Excel, trata el teléfono como texto, no como número. Y estandariza formato (por ejemplo: +34XXXXXXXXX).

Si tu equipo ha buscado alguna vez “phone number in excel”, ya sabes de lo que hablamos: cuando el dato no está estandarizado, la operación se rompe.

Cuando todo llega en CSV: “De csv a excel” no es el objetivo final

Otro clásico del día a día: descargas pedidos del eCommerce/ERP en CSV, lo conviertes y lo trabajas en Excel.

La búsqueda “csv to excel” es común porque el flujo suele ser:

1. Exporto CSV
2. Lo abro en Excel
3. Lo limpio “como puedo”
4. Reparto por rutas
5. Vuelvo a exportar / imprimir / enviar por WhatsApp

Funciona… hasta que tienes:

• Múltiples canales de pedidos
• Varios almacenes
• Diferentes franjas horarias
• Incidencias
• Reintentos
• Seguimiento en vivo

Ahí es cuando un software logístico te da una ventaja enorme: conecta datos, planificación y ejecución en un solo flujo, sin depender de conversiones y parches.

Qué hace un software logístico que Excel no puede hacer (sin volverse una locura)

1) Optimización automática de rutas (de verdad)

No “ordenar por código postal”. Hablamos de tener en cuenta:

• Capacidad de vehículos
• Ventanas horarias
• Prioridades
• Tiempos de servicio
• Restricciones (zonas, horarios, tipos de vehículo)
• Reducir km y más entregas por ruta y hora

2) Replanificación en minutos

Pedidos urgentes, cancelaciones, incidencias… un buen software te permite reoptimizar sin rehacer todo a mano. 2 clicks.

3) App de conductor y prueba de entrega

Los conductores necesitan:

• Lista de paradas clara
• Navegación
• Estado por parada
• Notas y evidencias (foto, firma, incidencias)

Excel no ejecuta en calle. Un software, como Routal sí.

4) Seguimiento y ETAs para el cliente

Menos llamadas. Más confianza.

• Tracking en tiempo real (o cuasi-real)
• Avisos de retrasos
• ETA actualizado
• Experiencia más profesional
• Mejor percepción del servicio (y eso son clientes contentos que repiten)

5) Métricas, KPIs y mejora continua

Sin datos, no mejoras. Un software te ayuda a medir:

• Puntualidad
• Km por entrega
• Entregas por hora
• Tiempos de servicio
• Incidencias
• NPS/satisfacción

El cambio inteligente: no es “tirar Excel”, es profesionalizar la operativa

Aquí va una idea importante: Excel no desaparece. Sigue siendo útil para análisis puntual, reporting, o preparar datos.

Lo que cambia es esto:

• Excel deja de ser el “centro” de tu logística
• pasa a ser un apoyo, no el motor

El motor debería ser un sistema diseñado para planificar, optimizar y monitorizar rutas.

Cómo pasar de Excel a software logístico sin drama (paso a paso)

Paso 1: Identifica tu “plantilla mínima viable”

No intentes migrar 25 pestañas y 300 columnas. Empieza con lo esencial:

• ID de pedido
• nombre
• dirección completa
• ciudad / CP
• ventana horaria
• teléfono
• notas
• bultos / peso (si aplica)

Paso 2: Estandariza y limpiar datos

Aquí es donde se gana (o se pierde) la migración.

Checklist rápido para limpiar datos:

• Direcciones separadas (calle / número / ciudad / CP)
• Teléfonos en formato consistente (+34XXXXX)
• Ventanas horarias con formato unificado (HH:MM-HH:MM)
• Eliminación de duplicados
• Campos obligatorios definidos
• Notas operativas claras

Paso 3: Empieza por una zona o un tipo de ruta

Pilota con una ruta, genera confianza en tu equipo:

• Una ruta
• Una zona
• Un almacén
• Un equipo de conductores
• Un tipo de servicio (entrega, instalación, recogida)

Paso 4: Mide impacto con KPIs simples

Antes vs después:

• Tiempo de planificación
• Km totales
• Entregas por ruta
• Puntualidad
• Llamadas entrantes de “¿cuándo llegáis?”

Paso 5: Escala con control

Cuando el piloto funciona, expandes con confianza.

¿Dónde encaja Routal en todo esto?

Routal está pensado justo para este salto: pasar de planificación manual (y frágil) a una logística escalable.

Con Routal puedes:

• planificar y optimizar rutas en minutos
• gestionar restricciones reales de última milla
• dar a tus conductores una app para ejecutar rutas y reportar estados
• ofrecer al cliente seguimiento y comunicación
• recoger feedback con encuestas de satisfacción
• tener visibilidad y datos para mejorar cada semana

En resumen: menos Excel “apagafuegos” y más operación sólida, medible y escalable.

Preguntas frecuentes

“¿Y si mi Excel es muy avanzado?”

Cuanto más avanzado, más señales de que ya estás forzando una herramienta generalista para un problema especializado. Si dependes de macros y procesos manuales, el riesgo crece con el volumen.

“¿Cambiar a software significa perder flexibilidad?”

Normalmente ganas flexibilidad operativa (replanificar, monitorizar, comunicar). Y mantienes flexibilidad analítica usando exportaciones o integraciones cuando lo necesitas.

“¿Qué pasa con mi flujo de CSV?”

Seguirás pudiendo importar/exportar cuando haga falta, pero el objetivo es que el día a día no dependa de “csv to excel” como cadena principal del proceso.

Conclusión: Excel no es el enemigo… pero sí el freno cuando quieres crecer

Excel es una gran herramienta. El problema es cuando intentas hacer con Excel lo que requiere:

• Optimización
• Ejecución en ruta
• Trazabilidad
• Comunicación con cliente
• Mejora continua con datos

Si tu operación está creciendo, el momento de cambiar no es “cuando sea imposible”. Es cuando todavía puedes hacerlo con control.

¿Quieres ver cómo sería tu operativa sin el caos de Excel?

Si quieres, te enseñamos Routal con tus casuísticas reales (zonas, flota, ventanas horarias, tipos de entrega) para que veas cuánto tiempo y km puedes ahorrar, y cómo mejora la experiencia del conductor y del cliente.

👉 Solicita una demo de Routal y lo vemos juntos.

‍

Navidad, rebajas, peak season. Los camiones van llenos, no hay un hueco libre en el almacén y el WhatsApp de tráfico echa humo.
Justo en estas semanas se ve muy claro qué empresas tienen procesos… y cuáles dependen de personas concretas para que todo funcione.

La pregunta incómoda es sencilla:

Si mañana falta tu jefe de tráfico, ¿tienes una operación… o tienes un problema?

Este artículo va para tres perfiles clave en la logística de última milla: Carlos (Jefe de Tráfico), Marta (Directora de Operaciones) y Jorge (Controller Financiero). Los tres sufren el mismo problema desde ángulos distintos: la falta de estandarización de procesos.

El error clásico: confiar en la memoria en vez de en el proceso

En muchas operaciones, el “sistema” real no es el ERP, ni el TMS, ni el Excel.
El sistema se llama Carlos.

Carlos se sabe de memoria:

• Qué conductor se conoce mejor cada zona.
• Qué cliente no quiere entregas por la tarde.
• Qué vehículo no cabe en qué calle.
• A qué cliente “solo le gusta que vaya Juan”.

Eso tiene una ventaja: hoy funciona.
Pero tiene varios problemas:

1. No escala: si quieres crecer, no puedes clonar a Carlos.
2. No es resiliente: si Carlos se va, enferma o se quema, la operación se tambalea.
3. No es medible: lo que está en su cabeza no genera datos… y sin datos, ni Marta ni Jorge pueden hacer su trabajo bien.

La estandarización de procesos no va de quitarle importancia a la experiencia de Carlos, sino de convertir su experiencia en reglas claras, visibles para todos y replicables.

Para Carlos, el jefe de tráfico: de apagar fuegos a dirigir la orquesta

Carlos, El Bombero.
Más de 20 años en el almacén, móvil en la mano todo el día. Su realidad:
un camión averiado, un cliente que llama enfadado, un conductor que no aparece… y todo resuelto con llamadas y audios de WhatsApp.

Su miedo es lógico:

“Si metemos un sistema automático, va a hacer cosas absurdas y las pagaré yo.”

Por eso, con Carlos el mensaje tiene que ser muy claro:

“Routal digitaliza tu experiencia, no te reemplaza. Te damos el control para que dejes de apagar fuegos y empieces a gestionar.”

¿Qué significa eso en la práctica?

• Tus reglas tribales se convierten en reglas del sistema:
  • “Este cliente, solo con este conductor.”
  • “Este vehículo, nunca por esta zona.”
  • “No programar entregas a esta hora.”
• La herramienta automatiza lo tedioso (calcular rutas, asignar paradas, ajustar horarios), pero tú decides el marco.
• Dejas de pasarte el día revisando rutas manualmente y empiezas a controlar excepciones, incidencias y mejoras.

La estandarización para Carlos no es burocracia, es descansar la cabeza y recuperar el control de verdad.

Para Marta, la directora de operaciones: que la operación no dependa de héroes

Marta, La estratega
Responsable de que todo funcione… pero:

• Sabe que la operación depende en exceso de la memoria de Carlos.
• Intuye que hay fugas de dinero en devoluciones, mermas, tiempos muertos.
• No tiene datos fiables para responder a preguntas clave:
  • ¿Debemos comprar más camiones o subcontratar?
  • ¿Este cliente grande es realmente rentable?
  • ¿Dónde se nos va el dinero en la última milla?

Su necesidad es clara: Estandarización y Escalabilidad.

“Routal elimina la dependencia de personas clave y te da la visibilidad financiera y operativa para escalar el negocio sin caos.”

¿Cómo ayuda la estandarización a Marta?

• Cada entrega sigue un flujo homogéneo: planificar → ejecutar → registrar → analizar.
• Los criterios de planificación ya no cambian según quién esté en tráfico; se convierten en política de compañía.
• Puede comparar rutas, clientes, zonas y periodos con métricas objetivas: coste por entrega, nivel de servicio, incidencias, tiempos de espera, etc.
• Cuando llega la peak season, puede simular escenarios:
  “¿Qué pasa si añado X vehículos?”, “¿Y si reparto esta zona entre dos delegaciones?”

La resiliencia, para Marta, es poder decir:

“Si mañana Carlos se va, la operación sigue. Lo que se va es conocimiento no documentado, y eso ya lo he convertido en proceso.”

Para Jorge, el Controller financiero: sin proceso, no hay números que cuadren

Jorge, el maestro del excel.
Vive en el mundo de los márgenes, el flujo de caja y las auditorías. Lo que más detesta:

• Notas de crédito por “entregas incompletas”.
• Disputas con clientes porque nadie sabe qué pasó realmente en una entrega.
• La conciliación interminable entre facturas y entregas reales.
• El efectivo gestionado por choferes sin trazabilidad perfecta.

Su problema es simple:

Si el proceso de entrega no está estandarizado y trazado, los números no cierran.

Ahí la propuesta tiene que ser muy tangible:

“Trazabilidad financiera total desde la ruta hasta el ERP. Cierra el ciclo de cobro y reduce los días de cartera (DSO).”

Con una operación estandarizada y soportada por Routal:

• Cada parada genera un registro estructurado: quién, cuándo, dónde, cómo y resultado (entregado, fallido, parcial, etc.).
• Las evidencias (firma, foto, motivo de incidencia) se asocian a la entrega, no a un mensaje perdido en WhatsApp.
• Los cobros en ruta quedan trazados y conciliados: cuánto cobró cada conductor, en qué entrega y a qué factura corresponde.
• Las discusiones con clientes se reducen porque hay histórico detallado y objetivo.

Para Jorge, estandarizar no es un tema operativo: es un tema de margen y de riesgo financiero.

El coste real de no estar preparado (spoiler: no es sólo dinero)

Cuando la empresa no se ha tomado en serio la estandarización, los problemas aparecen justo cuando menos conviene: picos de demanda, nuevos clientes grandes, cambios regulatorios…

Los costes típicos de no estar preparado:

• Costes directos
  • Más devoluciones y segundas entregas.
  • Horas extras para “arreglar” lo que debió funcionar a la primera.
  • Flota sobredimensionada para compensar ineficiencias.
• Costes ocultos
  • Dependencia absoluta de 2-3 personas clave.
  • Decisiones estratégicas tomadas a ciegas.
  • Tensión constante entre operaciones, comercial y finanzas.
• Costes de oportunidad
  • No poder asumir nuevos contratos porque “ya estamos al límite”.
  • Rechazar proyectos interesantes por miedo a que la operación se rompa.
  • Deterioro de la experiencia del cliente en los momentos clave (como ahora, en Navidad).

La resiliencia no es aguantar a base de esfuerzo humano, sino ser capaz de adaptarse —rápido y sin dramas— porque el proceso está claro y soportado por tecnología.

Peak season, Navidad y por qué este es el mejor momento para hablar de procesos

La campaña de Navidad y Reyes es el “estrés test” natural de la logística:

• Si todo depende de héroes, el sistema aguanta… hasta que no.
• Si todo depende de procesos, puedes subir volumen sin multiplicar el caos.

Estandarizar hoy no es montar un proyecto faraónico, es empezar por algo muy concreto:

• Definir cómo quieres que se planifiquen las rutas.
• Convertir ese criterio en reglas dentro de Routal.
• Asegurar que cada entrega genera datos útiles para operaciones y finanzas.

Y a partir de ahí, iterar. Mejor proceso, mejor dato, mejor decisión.

Un toque navideño para cerrar 🎄

En Routal hablamos cada día con empresas que quieren pasar de la logística “a pulmón” a una operación basada en procesos.
Pero, siendo sinceros, en estas fechas estamos cerrando nuestros acuerdos más importantes con Sus Majestades los Reyes Magos y, en otras latitudes, con un tal Santa Claus.

Llevan muchos años estandarizando procesos y han visto en Routal la solución ideal para entregar en tiempo y forma a todos los niños del mundo, sin perder ni un regalo… (ni una factura a quien tu ya sabes) 🛷✨

Porque incluso en el Polo Norte, ya saben que la magia está muy bien, pero lo que de verdad da tranquilidad es un buen proceso.

‍

La temporada alta ya está aquí: Black Friday, Navidad, rebajas… y tú con la furgoneta llena hasta arriba y el reloj apretando.

Lo último que te apetece es perder 30–40 minutos organizando paradas, leyendo direcciones y peleándote con Google Maps.

Por eso en Routal for Drivers hemos lanzado una novedad pensada justo para ese momento de caos:

👉 planificación de rutas simplemente haciendo fotos a las etiquetas de los paquetes.

Sí, así de literal: sacas el móvil, apuntas a la etiqueta, clic… y en menos de 1 segundo ese paquete ya está en tu ruta optimizada.

¿Cómo funciona la planificación por fotos?

La idea es muy sencilla: tú te centras en los paquetes, Routal se encarga del resto.

1. Abres la app Routal for Drivers.
2. Activas el modo “escaneo por foto”.
3. Vas haciendo fotos a las etiquetas, una detrás de otra (sin tener que encuadrar perfecto ni perder tiempo).
4. La app lee automáticamente la información relevante (dirección, referencia, etc.).
5. Cuando terminas, Routal genera la ruta óptima en segundos, ordenando todas las paradas por distancia, tiempos y prioridades.

💡 El resultado:

• Menos de 1 segundo por paquete para incorporarlo a tu ruta.
• Sin teclear direcciones ni buscar manualmente en el mapa.
• Todo listo para arrancar mucho antes.

‍

‍

‍

‍

‍

Hasta un 30% menos de tiempo invertido en planificar 🕒

Con este nuevo flujo, muchos repartidores están viendo algo muy claro:

• Antes:
  • 20–40 minutos organizando la ruta a mano.
  • Mucho tiempo mirando papelitos, Apps distintas y haciendo cálculos mentales.
• Ahora con Routal for Drivers:
  • Escaneas los paquetes a toda velocidad (menos de 1 segundo por etiqueta).
  • La app te devuelve la mejor ruta en unos segundos.
  • El tiempo total de preparación puede bajar hasta un 30%.

¿En qué se traduce eso para ti?

• Llegar antes a casa.
• Menos estrés al empezar la jornada.
• Más tiempo para lo que importa (o incluso para hacer más servicios, si quieres).

Menos gasolina, menos vueltas, menos estrés ⛽

No es solo una cuestión de velocidad. Con una ruta bien optimizada:

• Haces menos kilómetros inútiles.
• Evitas “cruzarte la ciudad” varias veces.
• Reduces consumo de gasolina o diésel.
• Y, de paso, contaminas menos.

La app calcula la ruta óptima teniendo en cuenta distancias y secuencia de paradas, para que el recorrido sea lo más eficiente posible. Tú solo sigues el orden que marca la app y te centras en repartir.

Ideal para la época pico: Black Friday, Navidad, rebajas… 🎁

Si hay un momento en el año en el que esta funcionalidad brilla, es ahora:

• Cuando pasas de 50 a 120+ paquetes en un día.
• Cuando cada minuto cuenta y vas justo de horas.
• Cuando los clientes están más sensibles con los horarios de entrega.

En plena campaña de Black Friday y Navidad, la diferencia entre estar 30 minutos organizando paquetes… o tener la ruta lista en cuestión de segundos es enorme.

Con la planificación por fotos en Routal for Drivers:

• Empiezas a repartir antes.
• Aprovechas mejor cada franja horaria.
• Reducen los retrasos por rutas mal organizadas.

Funciona en todo el mundo 🌍

La app de Routal for Drivers está pensada para repartidores que trabajan:

• En grandes ciudades o pueblos pequeños.
• En España, Europa, Latinoamérica o cualquier otro mercado.

Mientras tengas paquetes con etiquetas legibles y conexión para sincronizar, puedes:

• Escanear,
• Planificar,
• Y salir a repartir
• estés donde estés.

Cientos de repartidores autónomos ya la usan cada día

Esta no es una funcionalidad “de laboratorio”.

Cientos de repartidores autónomos ya están usando Routal for Drivers en su día a día para:

• Organizar sus rutas sin perder tiempo.
• Reducir tiempos muertos al inicio de la jornada.
• Mejorar su facturación sin alargar tanto el día.

Y no solo autónomos. La tecnología de Routal forma parte de la operativa diaria de muchos repartidores de empresas tan conocidas como: Seur, Correos, GLS, DHL, J&T Express o UPS …entre muchas otras que ya confían en nuestras soluciones para planificar, optimizar y monitorizar sus rutas.

¿Quieres probarlo en tu próximo reparto?

Si eres repartidor autónomo, trabajas para una empresa de mensajería o gestionas una pequeña flota, la nueva planificación por fotos de etiquetas en Routal for Drivers puede cambiarte la jornada:

• 📸 Haces fotos a las etiquetas.
• 🧠 Routal entiende y organiza.
• 🗺️ Tienes la mejor ruta lista en segundos.
• 🕓 Ahorras hasta un 30% del tiempo que antes dedicabas a planificar.
• 🏠 Y sí, llegas antes a casa.